11 commandements pour prévenir les conflits dans votre entreprise
En tant qu’employeurs et managers responsables, vous êtes nombreux à me demander ce que vous pouvez faire pour empêcher la survenance de conflits. Tout d’abord, sachez que malgré toute votre bonne volonté, le conflit existe potentiellement partout où il y a plus d’une personne présente. Il existe néanmoins des règles d’hygiènes dans la communication et le management qui peuvent limiter ce risque. Durant ma pratique, j’ai compilé celles qui ont été les plus efficaces.
1 - Gratifiez vos employés pour le travail accompli et valorisez celui-ci !
Les employés ont besoin, de temps en temps, comme tout le monde d’ailleurs, que l’on reconnaisse leur valeur à titre personnel et la valeur de leur travail. Cela renforce l’estime de soi et le besoin qu’a chaque personne d’être utile.
2 - Ecoutez le point de vue de vos employés !
Même si vous ne pouvez pas en tenir compte par la suite, même si ce n’est pas agréable car ils vous transmettent des doléances, écoutez-les ! Un employé qui est écouté se sent considéré et sera déjà plus apaisé. De plus, c’est une source d’information précieuse vous permettant, si nécessaire, d’adapter votre fonctionnement interne, pour être plus efficace.
3 - Formez vos managers à manager !
Je ne cesserai de le répéter. L’argent que vous investirez dans la formation de vos manager en gestion et motivation du personnel sera rentabilisé par moins de conflits, moins d’absentéisme, et plus de rentabilité.
4 - Soyez transparent !
Expliquer aux employés les pressions et contraintes subies par la hiérarchie/les actionnaires afin de les inclure dans l’effort collectif à accomplir (prise en considération des employés, valorisation de leur travail et responsabilisation de ceux-ci).
5 - Ayez les moyens de vos ambitions !
Éviter d’avoir un décalage important entre les missions confiées aux employés et les moyens mis à disposition pour y arriver. Un décalage raisonnable peut créer un challenge chez le salarié qui pourra redoubler de créativité alors qu’un décalage excessif créera de la frustration, de la culpabilité, de la démotivation et beaucoup de stress, prémisses à une baisse d’efficacité, pour ne pas dire plus.
6 - Mettez en place un mode de gestion et résolution des litiges indépendant et hors hiérarchie !
D’une part, c’est une obligation légale pour toute entreprise, d’autre part, cela permettra aux conflits naissant d’être traités directement par un médiateur externe par exemple, avant qu’ils ne deviennent trop important et impacte la santé des employés et la bonne marche des affaires. Les employés auront un espace pour parler librement de leurs difficultés. Lorsque le travail en équipe à l’interne ne fonctionne pas, le médiateur externe pourra effectuer des médiations de groupe afin de redynamiser l’équipe et favoriser la cohésion de votre entreprise.
7 - Prenez soin de votre communication !
Lorsque vous avez une critique à formuler, parler en “je” (“j’ai le sentiment que …”, plutôt que “vous êtes …”). Parler uniquement des faits et du travail sans critiquer la personne, pour éviter d’être réducteur (“le rapport que vous m’avez rendu omet certains points importants discutés avec le client” plutôt que “vous n’êtes pas compétent”). Interroger l’employé pour comprendre les difficultés qu’il a eues pour ne pas effectuer les tâches confiées. Reformulez ses dires afin de vérifier que vous avez bien compris ses paroles. Expliquer votre besoin (“quand je constate que votre rapport n’est pas complet, je suis anxieux et contrarié car j’ai besoin d’avoir un outil de travail fiable pour effectuer ma présentation sereinement au client”. Énoncer votre demande (en sortant de l’exigence) en relation avec votre besoin (“A l’avenir, je vous demande de me rendre des rapports complets suite aux meeting avec les clients. Est-ce que c’est possible pour vous ?”. Demandez à votre employé ce qu’il pourrait faire pour arriver à effectuer la tâche sollicitée afin de le responsabiliser et de quoi il aurait besoin pour y arriver. Travaillez votre collaboration.
8 - Utilisez la compétition entre salariés à bon escient !
Maintenir un climat de compétition entre salarié de manière excessive peut inciter ceux-ci à retenir des informations et saboter les stratégies collectives souhaitées par l’entreprise. N’en abusez pas.
9 - Donnez des instructions claires et cohérentes !
Énoncer des instructions compréhensibles en fixant un délai pour leur réalisation, en listant les moyens pour y parvenir si besoin et en expliquant en quoi la tâche effectuée va être utile. Cela clarifie le travail de l’employé, lui permet d’avoir un but, et lui donne la possibilité de vous indiquer immédiatement si ce que vous attendez de lui n’est pas possible.
10 - Motivez vos employés !
La motivation est un concept psychologique et non économique. Les salariés ont besoin d’être motivé puisqu’ils passent 8 heures ou plus de leur vie à travailler pour un tiers. Il existe de multiples manières de motiver un salarié. Un salarié peut être motivé par les projets que vous lui confiés, pour autant qu’ils soient challenging mais réalisables, par des félicitations adéquates, par des augmentations de salaires, par une compensations des heures supplémentaires, par des avantages (stock options, réduction sur des abonnements de fitness). Le résultat est fortement lié au sentiment de fierté et d’accomplissement des individus. Ainsi, même si vous êtes dans une structure à tendance linéaire, prévoyez un système de progression « hiérarchique ou non » mais transparent (afin d’éviter des jalousies malsaines).
11 - Égalité de traitement autant que faire se peut !
Promotion, autorisation de télétravail, prise de vacances, octroi de formation, autant de décisions qui peuvent susciter jalousie, incompréhension et ressentiment de vos employés. Je recommande d’appliquer les mêmes critères pour chaque prise de décision et même de les indiquer ouvertement dans un guide du personnel par exemple. Cela permet de limiter une dynamique de groupe délétère au bon fonctionnement d’une entreprise, à savoir la création de clan et de bouc émissaire ou le conflit ouvert contre l’autorité.